Skal i holde et firmaarrangement og mangler noget inspiration og ideer til, hvordan i skal afholde arrangementet? Så har vi lavet en guide til, hvilke punkter man bør tage højde for i planlægningsprocessen, for at kunne holde det perfekte firmaarrangement. Guiden kan benyttes næsten uanset, hvilket event i skal afholde. 

 

Formålet skal være klart – arbejdsrelateret eller fornøjelighed? 

Først og fremmest skal i have styr på, hvilken form for arrangement i vil holde. Det er vigtigt både for jeres kollegaerne og for virksomheden. Det er vigtigt fordi det skal stå klart og tydeligt om det er et arbejdsmæssigt event eller et event for ren fornøjelsen skyld. Det gør det nemmere for de deltagende at vide, hvad de skal forvente af netop dette arrangement, samtidig giver det også dem, som står for eventet en mulighed for at kontrollere eventet, inden det er begyndt. 

 

Fordeling af arbejdsopgaver 

Der er mange ting, som man skal have styr på inden, man holder et arrangement. Det er også mange ting, man skal have styr på under selve arrangementet. Derfor er det en god ide at lave en liste over de arbejdsopgaver, der er forinden eventet og en liste over de arbejdsopgaver, der er under eventet. Ud for hver arbejdsopgave, skriver i så navnet på den person, som er ansvarlig for denne opgave. Ved at i har dækket alle arbejdsopgaverne ind, vil det være mindre sandsynlighed for, at noget skulle gå galt. Det er på denne måde også nemt for de personer, som hjælper med arrangementet, at se hvad de lige præcis skal have styr på, hvornår. 

 

Risikoanalyse 

Hvis i har mange deltagende i jeres event, er det en god ide at have lavet en risiko analyse, hvor i ser på, hvilke ting, der kan forekomme og hvordan i så vil tackle hvert enkelt problem. I behøves nødvendigvis ikke at fortælle jeres gæster om, hvad disse planer er. Det er dog rart at have en plan for eksempelvis en brand, dårligt vejr, ubudne gæster mm. det er ikke sikkert, at i får brug for nogle af de planer i har lagt for disse hændelser, men hvis i skulle komme ud for det, vil det gøre jeres gæster mere trygge, at i har en plan for hvordan man håndterer netop den situation i står i.

 

Lokation for event har meget at sige
Selve lokationen for jeres arrangement kan have meget at sige. Hvis i skal holde et arbejdsmæssigt event og i har muligheden for at huse det, er det helt fint. Hvis i derimod vil holde for eksempel en julefrokost for jeres kollegaer, og i ønsker at gøre det i huset, skal i tage nogle hensyn. I bør gøre noget ud af de lokaler i skal være i, såsom at pynte op. Hvis i pynter lokalet op, vil det automatisk få jeres kollegaer til at føle, at de rent faktisk kommer til en julefrokost og ikke blot er på vej på arbejde, fordi det er de lokale de normalt går rundt i. Så gør noget ekstra for, at det ikke føles som arbejde. 

Et andet alternativ kunne være at holde det udenfor jeres faste ramme. Ved at i gør dette, kan i muligvis slippe for at sørge for klargøring, oppyntning og ikke mindst rengøring efterfølgende. Prisen er selvfølgelig en anden, hvis man ønsker at slippe for disse ting, end hvis man holder det på firmaadressen. Der er måde for og i mod for begge muligheder. 

 

Flere afdelinger eller kun en?
Er i flere afdelinger i jeres firma og skal i beslutte om alle afdelinger skal være med, eller skal det blot være jer? Uanset om i har meget kontakt med de andre afdelinger, kan det være en god ide, at holde en stor samlet fest. Det vil føre til, at man lærer nye mennesker at kende, men det vil også kunne forbedre arbejdsprocessen og arbejdsrelationer på arbejdspladsen efterfølgende. Netop fordi man har mødt de personer, man måske skriver mails med, snakker i telefon med eller andet. Det skal dog siges, at det også kan have en positiv indflydelse, kun at holde et firmaarrangement for en enkelt afdeling. For eksempel; Aalborg afdelingen holder et arrangement uden Københavns afdelingen og omvendt. Man kan lave et fælles arrangement på et andet tidspunkt. 

 

Event bureau 

Hvis i vil være helt sikre på, at i får det perfekte firmaarrangement for jeres virksomhed, så benyt et event bureau. På denne måde har i nogle, som vil gøre alt hvad der står i deres magt, for at opfylde de ønsker og krav i har til dette arrangement. Ligegyldigt om det er et lille eller stort event, kan de møde jeres ideer og fuldfører dem uden, i skal have noget besvær med at planlægge det.